Mailmappen en mailregels maken

In deze les:

  • Nieuwe map aanmaken in je Postvak In of Verzonden Items
  • Wat is een regel en waar gebruik je die voor

We krijgen per dag heel wat email in onze Postvak In. Heel veel is reclame, maar er zijn ook natuurlijk mailtjes van familie/vrienden/kennissen of,  steeds meer, ook van officiële instanties, zoals de (locale) overheid.

Net als vroeger in ordners kan het handig zijn om al die mailtjes eens te ordenen.
In deze les gaan we mappen maken in onze inbox. Die kun je vergelijken met de tabbladen in een ordner of als aparte ordners.
Daarna gaan we binnenkomende mail zo instellen dat die gelijk naar de juiste map gaat.

Deze les gaat uit van het gebruik van Microsoft Office Outlook van versie 2007 t/m 2016

Nieuwe map maken in je Inbox

Voor alle versies werkt het maken van een nieuwe map op dezelfde manier:

Inbox > rechter muisknop > Nieuwe map

In Office 2007 Vanaf Office 2010 t/m 2016

Meer hoef je niet te doen om een nieuwe map te maken.
Je kunt dit bijvoorbeeld ook doen met verzonden mail die je makkelijk wilt kunnen terugvinden. Denk hierbij aan mail aan officiële instanties of bedrijven:

Verzonden Items > Rechter muisknop > Nieuwe map

Mail ordenen in mappen

Er zijn twee manieren om een overvolle inbox of map Verzonden items te ordenen: handmatig en door zogenaamde regels in te stellen.

Handmatig

  1. Maak eerst een nieuwe map met de naam van de persoon of instantie/bedrijf in het Postvak In
  2. Klik dan opnieuw op Postvak In
  3. In het middelste vak bovenin zie je een zoekoptie voor je postvak In/Zoeken in Huidig postvak

Je kunt nu alle mails gaan zoeken van een bepaald persoon of bedrijf/instantie.
Dit kan op een volledig of gedeeltelijk mailadres of op naam.
Outlook zoekt dan alle mails waar de naam of het email adres in voorkomt.
De resultaten zijn dan geel gearceerd

In dit voorbeeld is gezocht op een gedeeltelijk mailadres. Er is een nieuwe map aangemaakt die Ronson heet. Hier komen de gevonden mails in te staan

Gevonden resultaten in map opbergen

  1. Klik 1x met je linker muisknop in het eerste gevonden resultaat
  2. Druk de CTRL-toets in op je toetsenbord en houd die ingedrukt
  3. Druk dan op de a op je toetsenbord
  4. Alle gevonden mails zijn nu geslecteerd
  5. Laat de toetsen los
  6. Klik 1x met je linker muisknop op een willekeurige mail in de gevonden lijst en sleep de mails naar de map die je hebt aangemaakt

Mail sorteren door regels te maken

In Outlook kun je instellen dat binnenkomende mail direct naar een bepaalde map gaat.

Nieuwe map maken
Klik op mail > Rechter muisknop > Regels

  1. Maak een nieuwe map met de naam van de persoon of het bedrijf/instelling
  2. Zoek in de mail in je Postvak In naar de eerste mail van die persoon of bedrijf/instelling
  3. Klik met je rechter muisknop op de mail
  4. Kies Regels > Regel maken
  5. Automatisch zie je staan: Van xxx aangevinkt en E-mail naar map verplaatsen > Klik op Map selecteren > Zoek de map met de naam van de persoon/bedrijf/instantie op die je in je Postvak in hebt aangemaakt
  6. Klik op OK in het venster “Regels en waarschuwingen” en dan op OK in het oorspronkelijke scherm
  7. Vink in het volgende scherm het vierkantje aan bij “Voer deze regel nu uit op berichten die reeds in de huidige map aanwezig zijn. Die huidige map is je Postvak In
  8. De volgende keer dat er een mail binnenkomt van de persoon/het bedrijf of instantie, dan komt die gelijk binnen in de aangemaakte map
  9. Je ziet dat er een nieuwe mail is doordat er in vet een nummer naast staat >  1

Regel maken voor verzonden mails

Het maken van een regel voor verzonden mails kan handig zijn voor het sorteren van mails aan bedrijven en instanties. Het werkt op dezelfde manier als het maken van een regel voor inkomende mail. Er staat nu automatisch “Verzonden aan” en vink ook hier weer het vakje aan bij E-mail naar map verplaatsen > Map selecteren > zoek de map in Verzonden items > OK > OK

Mailmappen op je tablet of telefoon:

In principe is het NIET mogelijk om mailmappen en regels te maken met de mailapp op je Android of Apple tablet of telefoon.