Werken met PDF-documenten

Deze les is bijgewerkt op: 16.09.2021

In deze les uitleg over wat een PDF-document is en wat je ermee kunt doen.

Doel van de les

  • Herkennen wat een PDF-document is
  • Openen van een PDF-document in Adobe Acrobat Reader
  • Tekst of markeringen toevoegen aan een PDF-document in Adobe Acrobat Reader
  • Openen van een PDF-document in Microsoft Office Word en bewerken
  • Document dat in Word is gemaakt, opslaan als PDF-document

Download

Wat is PDF

PDF staat voor Portable Document Format
Het is destijds ontworpen om het mogelijk te maken een tekstdocument, inclusief afbeeldingen en tekstopmaak, te openen in willekeurige software. Je bent dan ook niet meer afhankelijk van een bepaalde versie van software.

De meest bekende pdf-lezer is Adobe Acrobat Reader.
Met de laatste versies kun je ook een document bewerken. De Belastingdienst maakt er, bijvoorbeeld, gebruik van bij je jaarlijkse belastingaangifte.

Adobe PDF Reader downloaden en installeren

Onder “Download” eerder op deze pagina, staat de link naar de laatste versie van de Adobe Acrobat Reader.
Heb je nog geen Adobe Reader, lees dan zorgvuldig de instructies hieronder.

  • Klik op de link en bewaar het bestand op een herkenbare plaats op je computer. Standaard wordt de map Downloads op je computer aangeboden. Dit is een handige plek hiervoor.

Installeren

  • Ga naar de plek waar je het installatiebestand hebt opgeslagen. Dubbelklik op het bestand en laat de reader zelf installeren.

Adobe Reader als standaard reader voor PDF-documenten instellen

Klik op de Startknop (Windowslogo in Windows 10) > Instellingen (tandwieltje)

  • Apps > Links: Standaard apps > Midden: Standaard apps per bestandstype kiezen
    Bestandstype is wat er achter de punt van een bestand staat. Bijvoorbeeld flyer.pdf De pdf is dan het bestandstype. Het vertelt iets over de eigenschappen van een bestand. Of het om een afbeelding gaat, of een Word-document etc.
  • Zoek links in de lange lijst naar .pdf
  • Als je niet het Adobe logo naast .pdf ziet staan, klik dan op de + of wat er wel staat
  • In de lijst die zich dan uitvouwt, kies alsnog Adobe Acrobat Reader DC
  • Klik nu de instellingen weg door op de  X rechts bovenin te klikken. Je keuze is al automatisch bewaard

PDF-documenten in de Acrobat Reader

 Veel instellingen en bedrijven sturen hun nota nu digitaal als pdf-document. Ook gebruiksaanwijzingen van apparaten die we kopen, zijn als pdf-document te downloaden op de website van de fabrikant

Nu je Adobe Acrobat Reader hebt ingesteld als standaard app voor pdf-documeten, worden dat door Windows herkend. Dat zie je aan het icoontje bij een document. Dat zou anders een wit vakje zijn.
Klik direct op een onderwerp in de inhoudsopgave om naar dat deel te gaan. Blader met pijltjes naar boven of beneden in het document. Vergroot of verklein de tekst met het + of - teken. Voeg notities toe met de Gereedschappen

Formulier invullen of aantekeningen maken in een PDF-document

Je kunt je Belastingaangifte invullen of een aantekening maken in een ander PDF-document met de Gereedschappen die je aan de rechterkant kunt vinden.
Alleen het gereedschap Invullen en ondertekenen werkt in de gratis versie. Voor alle andere functies heb je de Pro versie nodig.
De meeste functies kun je echter, in Word, alsnog bewerken en het bestand dan weer als PDF opslaan.

Klik als je je tekst getypt hebt ergens buiten het tekstbalkje om daaruit te komen
Gebruik de X, de V het rondje, het streepje of de punt om tekst te markeren

PDF documenten bewerken in Word

Ook Microsoft Word kan pdf-documenten openen en je kunt een document gemaakt in Word ook opslaan als PDF. Zo voorkom je dat een document dat in de laatste Word versie is gemaakt, niet door iemand met Word 2010 kan worden geopend. Microsoft verandert nog wel eens de eigenschappen van een Word-document en dan kan dit gebeuren.

Word 2007 kan pdf-documenten alleen openen en je kunt een document gemaakt in Word, opslaan als pdf, maar je kunt een bestaand pdf-document niet bewerken. In Word 2013 en later kan dit wel.

Open Word en zoek het PDF-document op dat je wilt bewerken. Je krijgt dan dit te zien:

Het PDF-document opent zich nu als Word-document. Je kunt nu elke bewerking toepassen die je normaal ook in Word gebruikt.
Als je klaar bent met bewerken, kun je het bestand gewoon als Word-document opslaan of weer als PDF-document via

    • Bestand > Opslaan als > zoek PDF
Geef het document een iets andere naam. Bijvoorbeeld door een 1 aan toe te voegen of een A. Klik dan o p Opslaan en sla het op de gewenste locatie op

Je kunt een document dat je in Word bent begonnen op deze manier, onder een zelf gekozen naam, ook als PDF-document opslaan.
Handig als je het document wilt delen en je niet zeker weet of de ontvanger Word gebruikt of welke versie van Word de ontvanger heeft.
Bijna iedereen heeft wel de Adobe reader, dus is jouw PDF-document te lezen voor de ontvanger.

Originele les: 11.01.2018

Permanente koppeling naar dit artikel: http://cursus.huisvanverhalenenschede.nl/werken-met-pdf-documenten/